KI einsetzen, auf den Plattformen, die Sie bereits betreiben.

1. SystemAnfrage. Ein Customer Success Manager meldet, dass Auftrag 4471 im CRM als „versandt“, im ERP aber als „gesperrt“ angezeigt wird.
2. SystemKontext gesammelt. Auftragsstatus aus beiden Systemen, Grund der Kreditsperre, Lagerzuteilung und der zugesagte Liefertermin werden aus freigegebenen Quellen gesammelt.
3. KI-AssistenzRegel- oder Agentenschritt. Eine Regel bestätigt, dass die Sperre eine Kreditprüfung ist. Der Assistent entwirft die Erklärung und schlägt zwei Optionen vor: Freigabe mit Genehmigung oder Teillieferung.
4. MenschMenschliche Freigabe. Der Kreditmanager prüft den Vorschlag und genehmigt die Freigabe. Ohne eine befugte Person wird keine Zusage gemacht.
5. RegelAutorisierte Aktion. Die Sperre wird im ERP aufgehoben, der CRM-Datensatz aktualisiert, und der Customer Success Manager erhält eine Bestätigung mit dem protokollierten Ergebnis.
6. SupportMonitoring und Support. Lösungszeit und manuelle Eingriffe werden erfasst. Ein wiederkehrendes Muster wird ins Backlog des Anwendungsmanagements aufgenommen.

Die Regel erledigt, was bekannt ist, der Assistent übernimmt die Interpretation, ein Mensch gibt alles frei, was das Unternehmen bindet, und das Ergebnis fließt in die laufende Betreuung. Auftragsausnahmen besprechen

1. SystemAnfrage. Eine Lieferantenrechnung scheitert am Drei-Wege-Abgleich: Die berechnete Menge stimmt nicht mit dem Wareneingang überein.
2. SystemKontext gesammelt. Rechnungspositionen, die Bestellung, Wareneingangsbelege und die jüngere Historie des Lieferanten werden aus dem ERP und dem Dokumentenspeicher zusammengestellt.
3. KI-AssistenzRegel- oder Agentenschritt. Eine Regel markiert die Mengenabweichung. Der Assistent extrahiert die Rechnungsfakten, erklärt die Abweichung in verständlicher Sprache und schlägt die wahrscheinliche Ursache vor: eine Teillieferung, die noch nicht als Wareneingang erfasst ist.
4. MenschMenschliche Freigabe. Die Leitung der Kreditorenbuchhaltung bestätigt den Teileingang mit dem Lager und gibt die Buchung nur für die erhaltene Menge frei.
5. RegelAutorisierte Aktion. Die Rechnung wird über den freigegebenen Betrag gebucht, der Rest wird mit protokolliertem Grund zurückgehalten, und der Lieferant erhält eine klare Mitteilung.
6. SupportMonitoring und Support. Alter der Ausnahme und Extraktionsgenauigkeit werden verfolgt. Wiederkehrende Abweichungen beim selben Lieferanten werden zur Ursachenprüfung eingereicht.

Ein Beispiel, kein Live-System. Regeln fangen die bekannte Abweichung ab, der Assistent erklärt sie, die Finanzabteilung gibt jede Buchung oder Zahlung frei, und wiederkehrende Muster fließen ins Anwendungsmanagement. Rechnungsausnahmen besprechen