Unterstützung bei Abschluss und Abstimmung
Beispielhafter Anwendungsfall, keine Fallstudie.
Abstimmungsbelege werden zusammengestellt, Differenzen markiert und im Entwurf erklärt, und Ausnahmen an einen Buchhalter zur Prüfung und Buchung weitergeleitet.
Das Problem
Bei jedem Abschluss zieht das Team dieselben Berichte, stellt sie in Tabellen nebeneinander und schreibt dieselben Arten von Erklärungen für dieselben Arten von Differenzen. Die Personen, die einen ungewöhnlichen Posten am besten beurteilen könnten, sind mit dem mechanischen Teil beschäftigt.
So läuft es heute
Buchhalter exportieren Nebenbuch- und Hauptbuchsalden, Kontoauszüge und Intercompany-Berichte und stimmen sie in Tabellen ab. Differenzen werden durch Transaktionssuche und E-Mails an Kollegen untersucht. Erklärungen werden in ein Arbeitspapier geschrieben, geprüft, und Korrekturbuchungen werden manuell erfasst.
Das Szenario ansehen
Beispielhafter Arbeitsablauf. Mit Untertiteln.
Transkript
- Beim Abschluss werden Differenzen zwischen Nebenbuch und Hauptbuch spät gefunden, in Tabellen erklärt und von den Buchhaltern verfolgt, die eigentlich prüfen sollten.
- Der Assistent stellt Belege zusammen, markiert Differenzen, entwirft Erklärungen und leitet ungewöhnliche Posten an einen Buchhalter. Schlussfolgerungen und vorgeschlagene Buchungen gehen zur Prüfung.
- Ein Buchhalter prüft jede Schlussfolgerung und gibt jede Buchung frei. Erklärungen bleiben Entwürfe, bis der Prüfer sie freigibt.
- Gemessen an ungelösten Ausnahmen und Prüfaufwand. Beispielhafter Anwendungsfall. Sprechen wir über Ihren.
Vorgeschlagener Arbeitsablauf
- Die Belege für jede Abstimmung aus dem ERP und vereinbarten externen Quellen zusammenstellen
- Differenzen markieren und anhand bekannter Muster nach wahrscheinlicher Ursache gruppieren
- Für jede Differenz eine Erklärung mit den stützenden Transaktionen entwerfen
- Unerklärte oder ungewöhnliche Posten an den zuständigen Buchhalter leiten
- Schlussfolgerungen und vorgeschlagene Korrekturbuchungen vor der Buchung zur Prüfung vorlegen
Wo ein Mensch die Kontrolle behält
- Ein Buchhalter prüft jede Schlussfolgerung und gibt jede Buchung frei
- Erklärungsentwürfe sind als Entwürfe gekennzeichnet, bis ein Prüfer sie freigibt
- Die Gruppierung nach bekannten Mustern wird regelmäßig geprüft, damit sie keine neuen Probleme verdeckt
Die Plattformzuordnung nennt die Umgebungen, in denen diese Idee geprüft werden kann. Die tatsächliche Umsetzung hängt von Konfiguration, Lizenzen, APIs, Daten und Berechtigungen ab. Der Nutzen wird qualitativ beschrieben; Zahlenangaben erfordern eine dokumentierte Ausgangsbasis.