結帳與對帳協助
示意性應用情境，並非案例研究。
彙整對帳證據，標示差異並草擬說明，例外轉交會計人員複核與過帳。
問題
每次結帳，團隊都拉出相同的報表，在試算表中逐一比對，並為同類型的差異撰寫同類型的說明。最適合判斷異常項目的人，卻忙於機械性的工作。
目前做法
會計人員匯出明細帳與總帳餘額、銀行對帳單與公司間報表，然後在試算表中對帳。差異透過搜尋交易與寄信給同事來調查。說明寫入工作底稿並經檢視，調整分錄則以人工輸入。
查看情境
示意性工作流程。含字幕。
逐字稿
- 結帳時，明細帳與總帳之間的差異發現得太晚，在試算表裡說明，由本該做檢視的會計人員去追查。
- 助理彙整證據、標記差異、草擬說明，並將異常項目路由給會計人員。結論與建議的分錄呈交檢視。
- 會計人員檢視每項結論並核准每筆過帳。說明在審核人簽核之前皆為草稿。
- 衡量指標：未解決的例外與審核工作量。示意性應用情境。歡迎討論您的情境。
建議的工作流程
- 從 ERP 與協議的外部來源彙整每項對帳的證據
- 標記差異，並依已知模式按可能原因分組
- 為每項差異草擬說明，並附上支持該說明的交易
- 將無法解釋或異常的項目路由給負責的會計人員
- 在過帳之前，將結論與任何建議的調整分錄呈交檢視
人員保有掌控權的環節
- 會計人員檢視每項結論並核准每筆過帳
- 草擬的說明在審核人簽核之前皆標示為草稿
- 已知模式分組定期檢視，以免掩蓋新問題
平台對應僅表示可評估此構想的環境。實際導入取決於設定、授權、API、資料與權限。效益以定性方式描述；數值化的主張需有書面記錄的基準。